Ondernemerskring Woerden (OKW) brengt ondernemers uit Woerden samen. Het lidmaatschap hoort bij het bedrijf, en elk lidbedrijf heeft een of meer vaste contactpersonen. Het hele jaar door organiseert OKW bijeenkomsten voor die leden.
Het bestuur en het secretariaat doen dat werk naast hun eigen bedrijf. Elk uur dat niet in lijstjes bijhouden zit, gaat naar de leden.
De ledenlijst stond in Excel en in Outlook. Een uitnodiging versturen betekende een mailing samenstellen uit die lijsten, en elke aanmelding kwam los binnen per mail. Wie er namens een bedrijf kwam, met hoeveel collega's, en wie zich later weer afmeldde: dat moest allemaal met de hand worden bijgehouden.
Daarmee was de gastenlijst voor de locatie steeds handwerk, en was achteraf lastig te zien welke leden vaak komen en welke nooit.
Een aanmelding is niet hetzelfde als een deelnemer. Eén lid meldt zich aan en neemt twee collega's mee, of komt zelf niet en stuurt een collega. Dat onderscheid moest in het systeem zitten, anders klopt de gastenlijst nooit.
Drie onderdelen die samenwerken, zo licht mogelijk gehouden voor een vereniging:
Een vereniging heeft geen applicatiebeheerder. Daarom is alles ingericht op wat het secretariaat zelf moet kunnen: een evenement aanmaken met een eigen code, een sjabloon klonen en versturen, en de aanmeldingen volgen. Gaat er iets mis bij de verwerking, dan verschijnt er een taak in het CRM met de reden erbij. De inzending zelf gaat nooit verloren.
Bij de overdracht hoort een handleiding in gewone taal en een training voor de gebruikers, met een checklist per evenement van voorbereiding tot afronding.
Leden, evenementen en aanmeldingen staan nu op één plek. De gastenlijst voor alle komende evenementen is één rapport, altijd actueel, te exporteren voor de locatie. Op de dag zelf vink je de aanwezigheid af in de Zoho CRM-app.
Omdat aanwezigheid per deelnemer wordt vastgelegd, ziet OKW achteraf per evenement en per lidbedrijf hoe de opkomst was, en welke leden het bestuur eens persoonlijk kan benaderen.
Ik hoor graag wat er bij jou speelt.
