54events organiseert zakelijke evenementen rond de energietransitie, met als motto accelerating energy transition. In de Brabanthallen in Den Bosch staan elk voorjaar de vakbeurzen Renovatie & Transformatie, MONUMENT en HOUTBOUW, en elk najaar Vakbeurs Energie samen met PREFAB, Industrial Heat & Power en Zero Emission | Ecomobiel. Zeven vakbeurzen per jaar dus, in twee edities. Binnen een editie draaien de beurzen gelijktijdig: één toegangsbewijs, één beursvloer, meerdere thema’s. Jaarlijks komen daar ruim 20.000 professionals op af.
Meerdere beurzen tegelijk betekent honderden exposanten die allemaal een plek op de vloer krijgen. En elke stand die verkocht wordt, moet in twee systemen terechtkomen.
Het verkooptraject van 54events loopt in SugarAI (voorheen SugarCRM): welk bedrijf, welke beurs, welke stand, hoe ver staat de deal. De beursvloer zelf leeft in Expodoc, een Belgisch platform voor beursorganisatie dat de plattegrond, de exposanten, de standreserveringen en de bestellingen beheert. Daar tekenen organisatoren hun hallen, kennen ze standen toe en vinden bezoekers straks de interactieve plattegrond.
Twee systemen die elkaar nodig hebben, maar niet met elkaar praatten. Elke verkochte stand werd dus twee keer vastgelegd: eerst in het CRM en daarna met de hand in de plattegrond. Dubbel werk, en altijd de kans dat de twee uit elkaar lopen.
Een stand is geen simpel veld. In optie, verkocht, verhuisd naar een andere hal, weer vrijgegeven: elke overgang heeft zijn eigen regels. En wat iemand met de hand in de plattegrond heeft gezet, mag een koppeling niet zomaar overschrijven.
Eén n8n-koppeling die SugarAI leidend maakt en de plattegrond laat volgen. Het verkoopstadium bepaalt alles:
De koppeling draait vier keer per dag: ’s nachts, ’s ochtends vroeg, tussen de middag en ’s avonds. Voor wie niet wil wachten zit er een knop op de opportunity in SugarAI. Eén klik en het bedrijf staat een halve minuut later in de plattegrond. Handig als een exposant aan de telefoon hangt.
Wat Expodoc terugmeldt, komt direct op de opportunity in SugarAI te staan, in gewone taal. Ontbreekt er een huisnummer op het account, dan staat dat er. Is de gewenste stand al van een ander bedrijf, dan staat dat er ook, met de naam van die exposant erbij. De verkoper ziet zelf wat er moet gebeuren en drukt daarna op de knop, zonder tussenkomst van een beheerder of een blik in de logs van n8n.
En bij ontbrekende gegevens gaat er niets naar Expodoc. Liever een duidelijke melding in het CRM dan een half ingevulde exposant in de beurssoftware.
Welke beurzen meedoen, bepaalt 54events zelf in een eigen module in SugarAI: per vakbeurs en jaar een schakelaar en het bijbehorende evenement in Expodoc. De vier najaarsbeurzen vormen samen één evenement in Expodoc, dus dat zijn vier regels die naar hetzelfde evenement wijzen. Komt de voorjaarseditie met Renovatie & Transformatie, MONUMENT en HOUTBOUW aan de beurt, dan is het een kwestie van drie regels aanzetten. Geen aanpassing in de koppeling.
De tools die we hiervoor gebruikten:
Van de eerste werkende versie tot live in productie zat ongeveer een week. Bouwen, testen op een testevenement, bijschaven na de vragen van de klant, en daarna aanzetten. Dat tempo is mogelijk doordat de koppeling in n8n zit en niet in maatwerkcode: een wijziging is een aanpassing in de workflow, geen release.
De plattegrond volgt nu vanzelf de verkoop. Geen dubbele invoer meer, geen plattegrond die achterloopt op het CRM, en geen zoektocht naar waar het misging: dat staat gewoon op de opportunity.
Datakwaliteit kwam er als bijvangst bij. Adressen die onvolledig in het CRM stonden, kwamen bij de eerste ronde meteen bovendrijven.
Ik hoor graag wat er bij jou speelt.
