"Veel adressenbestanden bevatten meer fouten dan adressen."
Gebruik je al enige tijd een CRM systeem dan herken je mogelijk een of meerdere van onderstaande situaties? De CRM data
- is verouderd
- Bevat dubbelen
- Is onvolledig
Tijd voor een grote schoonmaak! Maar hoe doe je dat?
1. Mijn CRM data is verouderd
Raadpleeg je AVG beleid
Bij verouderde data is het raadzaam om je AVG beleid er nog eens op na te slaan. Als je die hebt tenminste. Want ook al zijn organisaties verplicht om hun AVG op orde te hebben sinds 25 mei 2018, je behoort niet tot de uitzonderingen als je dit nog niet goed voor elkaar hebt. Wij hebben hiervoor overigens een partner die zich 100% gespecialiseerd heeft in AVG.
Het resultaat hiervan kan zijn dat je veel records kunt verwijderen. Liever minder records van hoge kwaliteit dan veel records van slechtere kwaliteit.
Update mail campagne
Door een e-mailing te sturen met hierin de gegevens van de ontvanger, kun je jouw klant vragen om te controleren of zijn gegevens nog actueel zijn. Voordeel: gelijk weer een contactmomentje zodat de klant weer even aan je denkt. Heb je geen mass mailing oplossing, dan zou je gebruik kunnen maken van onze Easy Contact Mailer. Deze is beschikbaar voor Sugarcrm gebruikers. Daarnaast zijn er diverse mail oplossingen op de markt waaronder Mailchimp en het Nederlandse Spotler.
2. Ik heb dubbele records
Dubbele records in CRM is een veel gezien probleem. Of je records kunt samenvoegen verschilt per CRM oplossing. Ook het identificeren ervan trouwens. Voor dit laatste zou je uiteraard Excel kunnen gebruiken.
Heb je binnen jouw CRM oplossing geen mogelijkheden om samen te voegen, kijk dan of er een add-in te vinden is die je zou kunnen gebruiken. Is dit er allemaal niet, dan zit er helaas niets anders op dan dit handmatig te doen. It’s a dirty job, but someone’s got to do it.
3. Mijn data is onvolledig
Data verrijking kan op vele manieren. Een manier is door je data te laten verrijken door een bedrijf dat hierin gespecialiseerd is, bijvoorbeeld Company.info.
Een aantal CRM applicaties heeft hiervoor oplossingen zoals Hint bij Sugarcrm en diverse koppelingen met KvK en webservices.
Schilderen vs. Schoonmaken
Onderhoud van je CRM data kun je periodiek doen, zoals hierboven beschreven. Beter is om ervoor te zorgen dat het bijhouden van je data structureel gebeurt. In analogie is dit zoiets als schilderen, wat je eens in de paar jaar doet, versus schoonmaken wat je periodiek doet. Door dat laatste onderdeel te laten zijn van je werkzaamheden, blijft je data up-to-date. Voor goed onderhoud volgt hier een aantal ideeën:
Proces
Data bijhouden en verrijken moet onderdeel zijn van je proces. Data die veel wordt gebruikt is actueler. Ga maar na hoe dat zit met je eigen mini CRM, namelijk je contacten in je eigen mobile telefoon. De gegevens van contacten die je regelmatig mailt en belt, zijn van hogere kwaliteit.
Eigenaarschap
Beleg eigenaarschap van de data. Wie is eigenaar van de data. En dan bedoel ik niet alle data, maar de aan een gebruiker toegewezen records. Standaard is dit de gebruiker die een record heeft aangemaakt. Maar als die gebruiker de organisatie inmiddels heeft verlaten, is het goed om het eigenaarschap over te dragen aan een andere actieve gebruiker.
Gamification
Wat goed werkt is om punten te geven aan de hand van volledigheid van de data. Hoe meer records compleet worden ingevoerd, des te meer punten krijgt een gebruiker. En dit mag best beloond worden.
Mijn-domein
Een ultieme oplossing is het gebruik van een portal of mijn-domein. Hierdoor houden je klanten hun eigen gegevens up-to-date.
Tot slot
Mijn belangrijkste boodschap is: denk niet dat je er bent door een flinke data schoonmaak actie te houden. Door data te gebruiken en door gebruikers zich eigenaar en dus verantwoordelijk te laten voelen voor de data, bereik je uiteindelijk een hogere kwaliteit.
