Alhoewel Excel een geweldig mooie tool is waarbij flexibel en gemakkelijk data kan worden verwerkt, volgen hieronder 20 redenen waarom CRM beter is om klant data te beheren.
De volgorde is willekeurig en sommige punten zullen voor de ene organisatie zwaarder wegen dan voor de andere.
Excel | CRM | ||
|---|---|---|---|
1 | Je moet altijd checken of je de laatste versie hebt | Gegevens zijn altijd de meest recente (single point of truth) | |
2 | Je kunt niet zien wie wat heeft aangepast | Aanpassingen zijn in de meeste gevallen traceerbaar | |
3 | Tegelijk werken aan 1 excel file kan tegenwoordig wel, maar blijft spannend | Tegelijk werken aan de data is geen enkel probleem | |
4 | Er is geen structuur Klant-Contactpersonen, opportunities, etc. | Alle data is gerelateerd | |
5 | Alle data moet handmatig worden ingevoerd en vaak zelfs op meerdere plekken | Data kan automatsich worden aangevuld en wordt maar op 1 plek ingevoerd | |
6 | E-mail kan niet worden gekoppeld aan een Excel-regel | E-mail kan worden gekoppeld aan klant, contactpersoon, opportunity, etc. | |
7 | De data is niet altijd beschikbaar | De data is altijd en overal beschikbaar, vaak zelfs zonder internet verbinding. Denk aan bijkomende apps voor mobile telefoons en tablets | |
8 | Rapportages moeten worden geupdate en kunnen fouten bevatten | Rapportages en grafieken zijn altijd up-to-date en automatisch beschikbaar | |
9 | Rapportages maken is handwerk | CRM kan automatisch rapporten mailen op vaste tijdstippen | |
10 | Je kunt geen data afschermen voor collega’s, iedereen kan alles zien, iedereen kan alles aanpassen/verwijderen | Door rollen en rechten kun je bevoegdheden toekennen en data afschermen | |
11 | Excel werkt niet samen met e-mail campagne software | CRM kent integraties met diverse campagne software pakketten en kan in de meeste gevallen zelf ook campagne mailings verzorgen | |
12 | Excel werkt niet samen met Outlook | CRM en e-mail (Outlook/Gmail) kan worden geintegreerd | |
13 | Als de Excel file beschadigd raakt of zoek raakt, kun je je data kwijt zijn | Data wordt in de meeste gevallen automatisch geback-upt | |
14 | Door verkeerd te sorteren kan de data op regelniveau doorelkaar raken | Sorteren kan nooit leiden tot dataverlies | |
15 | Bijlagen koppelen is niet mogelijk | Bijlagen kunnen worden opgeslagen en gekoppeld aan de relevante records. Tevens is versiebeheer mogelijk | |
16 | Een vertrekkende verkoper kan in 1 file het hele klantenbestand meenemen | Data exports kunnen worden beperkt of zelfs helemaal onmogelijk worden gemaakt | |
17 | Excel faciliteert geen workflows | CRM kan een uniforme werkwijze afdwingen | |
18 | Koppelingen met andere applicaties (bijvoorbeeld ERP) zijn meestal niet mogelijk | Er zijn diverse koppelingen mogelijk, via standaard koppelingen en/of maatwerk | |
19 | Met excel kun je niet bellen | Met de meeste CRM apps kun je bellen. De calls worden automatisch vastgelegd | |
20 | Taken aanmaken en relateren aan data is in beginsel niet mogelijk | In CRM kun je taken aanmaken die gerelateerd is aan data. Deze taken kun je aan jezelf of aan een collega toewijzen |
