Zoho CRM Activiteiten

Inzicht in taakbeheer is een essentieel onderdeel om uw CRM succesvol te maken voor uw bedrijf en uw gebruikers. De gegevens die hier worden vastgelegd, geven informatie over uw verkooppijplijn, de activiteiten van uw verkoopmedewerkers, en kunnen u zelfs vertellen of er klanten worden vergeten. Lees verder voor meer informatie over CRM-taken in Zoho CRM.

 

Zoho CRM taken

Welke CRM-Activiteiten zijn er in Zoho CRM?

De activiteiten die u in Zoho CRM kunt aanmaken zijn Taken, Vergaderingen (voorheen Gebeurtenissen) en Gesprekken.

Taak: Gebruik taken om de dingen te organiseren die je binnen een bepaald tijdsbestek moet afronden, maar misschien niet op een specifiek tijdstip. En vergeet niet dat deze zelfs terugkerend kunnen zijn. Plan bijvoorbeeld elke maandag een terugkerende taak voor uzelf om al uw deals met een verwachte sluitingsdatum deze week te beoordelen. Plan dan een vergadering of log elk gesprek…

Vergadering (Meetings): De vorige naam hiervoor was Gebeurtenissen (Events), er is een update gemaakt juli 2020. Dit is een activiteit die plaatsvindt op een bepaalde tijd en plaats, en kan genodigden omvatten. Deze kunnen ook terugkerend zijn voor zaken als uw wekelijkse verkoopvergaderingen, of kwartaalrapportage deadlines.


Oproep: Deze behoeft waarschijnlijk geen verdere uitleg. Het belangrijkste om te weten over Oproepen is dat het gebruikt wordt om gemakkelijk inkomende en uitgaande gesprekken van en naar uw klanten te loggen wanneer ze plaatsvinden.

 

CRM-taken voor uzelf maken

U kunt taken, gesprekken of vergaderingen aanmaken vanuit elke locatie in CRM met de “+”-knop rechtsboven in de hoofdnavigatie. (De activiteit verschijnt en u kunt alle relevante informatie invoeren, zoals account, contactpersoon en/of deal die aan de activiteit moet worden gekoppeld.

Om minder gegevens in te voeren, kunt u ook taken aanmaken vanuit elk Account-, Contact-, Lead- of Deal-record. Navigeer naar de sectie “Open Activiteiten” van de pagina en klik op de + naast Taak, Oproep of Vergadering. Hierdoor wordt een pop-up gegenereerd met relevante account-, contact-, lead- of dealgegevens die vooraf in uw activiteit zijn ingevuld.

 

 

Waar vind ik activiteiten in Zoho CRM?

Goed nieuws hier! Deze functie zit in Zoho CRM ingebakken in een module met de toepasselijke naam Activiteiten! Hier kunt u taken, vergaderingen en gesprekken zien en beheren.

In de Activiteitenweergave kunt u records filteren op basis van activiteitsparameters zoals datum, tijd, type, enz. U maakt hier gefilterde weergaven zoals “Activiteiten van vandaag”, “Activiteiten van morgen” en “Achterstallige activiteiten” en slaat ze op voor snelle referentie.

De CRM weergave kan worden toegepast op elke activiteitweergave met behulp van uw keuze uit twee formaten.

De eerste weergave is de “tabelweergave”. Deze weergave wordt gepresenteerd als een lijst die per kolom kan worden gesorteerd op de manier die voor u het meest zinvol is.
De tweede weergave is de Kanban-weergave, die uw geselecteerde Activiteitenweergave groepeert in vier categorieën: Klanten, Openstaande contracten, Leads/Contacten, en Overige. Binnen die categorieën worden de activiteiten gesorteerd met de meest recente bovenaan.
Voor beide, klik op een record zal de detailweergave openen voor alle informatie en notities over uw activiteit. Dat brengt ons bij…

 

Uw Zoho CRM activiteiten beheren
Nu weet u waar u gesprekken, taken en vergaderingen kunt vinden en bekijken in de activiteitsmodule van Zoho CRM. Laten we het nu eens hebben over de details van deze activiteitensoorten en waarom deze belangrijk zijn voor een goede informatiestroom in uw bedrijf.

In de detailweergave van Zoho CRM-activiteiten vindt u informatiegebieden voor het volgende:

 

Basisgegevens & taakinformatie: Dit gebied biedt details zoals Taak eigenaar, vervaldatum, status, enz.

Notities: Het is een goede gewoonte om enkele notities op te nemen voor uw interacties met klanten, of om details toe te voegen waarnaar u in de toekomst zou willen verwijzen. Houd in gedachten dat de informatie hier kan worden gebruikt door anderen in uw organisatie, mocht uw account worden overgedragen aan een collega, of als u hulp nodig heeft van andere medewerkers in uw team.

Bijlagen: Hier kunt u alle documentatie met betrekking tot uw taak, gesprek of vergadering toevoegen.
Koppelingen: Gebruik dit om aangepaste links voor uw activiteit te configureren.
Komende Acties: In afwachting van acties met betrekking tot deze activiteit.

Vanuit deze detailweergave van de activiteit kunt u uw taak, gesprek of vergadering afsluiten en het systeem zal de status markeren als Voltooid. Op dit punt ziet u ook een prompt om een follow-up activiteit te plannen. Voor taken, klik op de “Herinnering” knop om het tijdstip te selecteren waarop u een taakherinnering pop-up wilt ontvangen. Voor Gesprekken en Vergaderingen selecteert u de herinneringstijd in het vervolgkeuzemenu. Voor Vergaderingen kunt u een zelfherinnering instellen, en “Herinnering deelnemers” gebruiken om een herinnering te sturen naar genodigden. (Een goed voorbeeld van waarom u twee herinneringen kunt gebruiken: stel een zelfherinnering in 30 minuten voor u zich gaat voorbereiden, en stuur uw genodigden een herinnering 10 minuten van tevoren, zodat ze op tijd kunnen komen).

 

Taken maken voor andere gebruikers

Vergeet niet dat u in Zoho CRM ook activiteiten kunt inplannen voor andere gebruikers! U kunt het aantal e-mails dat u intern verstuurt verminderen door de functie Activiteiten op deze manier te gebruiken. Het creëert een record van informatieoverdracht en geeft meer zichtbaarheid tussen teams. Hier is een korte uitleg over hoe het werkt:

Taken: Plan taken in voor andere CRM-gebruikers door het veld Eigenaar bij te werken in de pop-up Taakinformatie. Vergeet niet het selectievakje “eigenaar op de hoogte stellen” aan te vinken.

Vergaderingen: Als u een vergadering wilt plannen voor een andere gebruiker, plaatst u hun naam in het veld Gastheer wanneer u de vergadering maakt. Op de vergadering Informatie pop-up, kies “Meer details toevoegen” om meer informatie in te voeren voor de gastheer in het Details veld.

Gesprekken: Gesprekseigenaar is het veld dat u moet bijwerken als u dit activiteitentype voor een andere gebruiker wilt aanmaken. Het is belangrijk om te weten dat u deze optie pas ziet als de starttijd van een gesprek is ingesteld op een toekomstig tijdstip.

 

Welke tips voor Zoho CRM-activiteiten heeft u in dit artikel gevonden?
Of u zich nu afvraagt hoe u het meeste uit uw CRM-gegevens kunt halen of hoe u uw verkoopdashboards en rapportagemogelijkheden voor activiteiten wilt verbeteren, het CRMprofs team van consultants staat voor u klaar. Aarzel niet om ons te laten weten hoe we u kunnen helpen met uw digitale bedrijfstransformatie, in elke fase van het proces, van implementatie en aanpassing tot consulting. Neem altijd contact met ons op!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email